SyndicusTechnisch, financieel & administratief beheer
"

Privacy policy

PRIVACY BELEID


1. 
Dit privacy beleid legt uit hoe Arcasyn CVBA omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Arcasyn in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

2. Arcasyn hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Arcasyn behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Arcasyn evident de wet na, sinds 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

3. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Arcasyn op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

 

I. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

 

4. Arcasyn is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn:

Arcasyn CVBA
Driekoningenplein 9

9820 Merelbeke

KBO: 0844.199.413
info@arcasyn.be

09/277.94.40


Arcasyn is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. SyndiPlus bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

5. Arcasyn kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Arcasyn en volgens de instructies van Arcasyn te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Arcasyn genoemd).

 

II. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt Arcasyn?

 

6. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die Arcasyn kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met Arcasyn.

Hierbij wordt de context aangegeven waarin Arcasyn deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Arcasyn de gegevens verwerkt.

  

 

Categorie

Voorbeelden

Context

Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders)

Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.

 

 

Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Arcasyn wanneer Arcasyn de functie van syndicus uitoefent

Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus

Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc.

Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd

Gegevens over de verrichtingen van Arcasyn met u

De informatie in verband met uw contacten met Arcasyn, per telefoon, e-mail enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Arcasyn, haar diensten of haar partners enz.

Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Arcasyn (bij ontmoetingen of evenementen etc.)

Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant

Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.

Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Arcasyn zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.

 

7. Arcasyn verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

 

III. Voor welke doeleinden verwerkt Arcasyn uw persoonsgegevens?

 

8. Arcasyn verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. Arcasyn zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

 

Arcasyn verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

 

-          Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Arcasyn rusten

-          Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen

-          Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Arcasyn, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen

1. Wettelijke verplichtingen

 

9. Arcasyn dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Arcasyn moet samen werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

 

Hieronder vallen onder meer:

 

·         De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen

·         De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Arcasyn uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

 

2. Contractuele relaties tussen Arcasyn en u als klant

 

10. Alvorens contracten te sluiten dient Arcasyn soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:

 

·         Te reageren op uw verzoek,

·         U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract

·         Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten,

 

11. In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Arcasyn een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

 

Meer bepaald verwerkt Arcasyn uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

 

·         Beheer van lopende contracten / bestelde diensten

·         Centraal management en algemeen beeld van de klanten

·         Het beheer van uw vastgoed in geval van rentmeesterschap

·         Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent

Arcasyn kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

 

3. Gerechtvaardigde belangen van Arcasyn

 

12. Arcasyn verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Arcasyn ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

 

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

 

·         Het personaliseren van de diensten van Arcasyn

·         De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:

o    Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes

o    Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van Arcasyn, op basis van enquêtes bij klanten van Arcasyn, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken gekoppeld aan Arcasyn,

·         Toezicht op de activiteiten van Arcasyn, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Arcasyn, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.

·         Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen

·         De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken

·         Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)

·         De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Arcasyn of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen

 

4. Specifiek gerechtvaardigd belang van Arcasyn: conventionele direct marketing

 

13. Arcasyn voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Arcasyn onder meer:

 

·         Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken

 

IV. Aan wie maakt Arcasyn uw persoonsgegevens over?

 

14. Arcasyn behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

 

15. In sommige gevallen is Arcasyn bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

 

·         Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken

·         Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

 Arcasyn draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

 

·         Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties

·         Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders

·         Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten

·         De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie

 

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Arcasyn ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Arcasyn zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Arcasyn en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

 

16. Arcasyn bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

 

V. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

 

17. Arcasyn zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

 

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Arcasyn, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

 

o    10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving

o    10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Arcasyn

o    7 jaar voor de boekhouding en verantwoordingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

 

VI. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

 

18. Arcasyn hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

 

Arcasyn neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

 

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Arcasyn gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Arcasyn onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Arcasyn u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

 

VII.  Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens?

 

1. Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

19. Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

 

·         Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Arcasyn.  Dit betekent dat u Arcasyn kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.

·         Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.

·         Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Arcasyn toelaat om dit te controleren

·         Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met Arcasyn een einde genomen heeft, kan u Arcasyn vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door Arcasyn op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Arcasyn een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Arcasyn (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Arcasyn kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.

·         Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Arcasyn heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Arcasyn vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Arcasyn.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan Arcasyn evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

 

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Driekoningenplein 9, 9820 Merelbeke of per e-mail naar info@arcasyn.be of door het contactformulier op de website te bezoeken www.arcasyn.be

 

2. Recht om een klacht in te dienen

 

20. Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

 

·         Per post: Driekoningenplein 9, 9820 Merelbeke

·         Per e-mail: info@arcasyn.be

·         Telefonisch: 09/277.94.40

·         Via het contactformulier op onze website: www.arcasyn.be

 

21. U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.

Maatschappelijke zetel
Driekoningenplein 9
9820 Merelbeke - Belgium
BTW: BE 0844.199.413

Toezichthodende autoriteit
Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars
Luxemburgstraat 16 B - 1000 Brussel
Belgium 
BTW: BE 0844.199.413

Kantooruren
maandag tot vrijdag:
8u30 tot 12u00
Voor bezoek op kantoor :
steeds voorafgaandelijke afspraak maken
  Contact
E.: info@arcasyn.be  
T.: +32 9 277 94 40 (tijdens de kantooruren)
F.: +32 9 277 94 41
  Facebook


NOODNUMMER : +32 9 277 92 69
(ENKEL voor noodgevallen
buiten de kantooruren)
  Christel Carbonnelle
Vastgoedmakelaar - Syndicus
BIV 509.613
christel@arcasyn.be  

Administratie
administratie@arcasyn.be  
  Katelijne Wollaert
Financieel Beheer
katelijne@arcasyn.be 

Lennert De Leeuw
kantoor@arcasyn.be