PRIVACY BELEID
1. Dit privacy beleid legt uit hoe Arcasyn CVBA omgaat
met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere
natuurlijke personen die met Arcasyn in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens
wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of
indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
2. Arcasyn hecht veel belang aan de bescherming van
uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Arcasyn
behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige,
behoorlijke en transparante wijze.
Bij de
verwerking van uw persoonsgegevens leeft Arcasyn evident de wet na, sinds 25
mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de
gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander
wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie
over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei
2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit
genoemd.
3. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig
te lezen zodat u het beleid van Arcasyn op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring
wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is
beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de
gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn
aangebracht.
4. Arcasyn is de verantwoordelijke voor de
verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn:
Arcasyn CVBA
Driekoningenplein 9
9820 Merelbeke
KBO: 0844.199.413
info@arcasyn.be
09/277.94.40
Arcasyn is dan
ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit
verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens.
SyndiPlus bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt
alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
5. Arcasyn kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners
om uw persoonsgegevens namens Arcasyn en volgens de instructies van Arcasyn te
verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens
die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden
doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Arcasyn genoemd).
6. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de
categorieën van persoonsgegevens die Arcasyn kan verwerken. Het is mogelijk dat
ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de
voortzetting van de contractuele relatie met Arcasyn.
Hierbij wordt de
context aangegeven waarin Arcasyn deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel
moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Arcasyn
de gegevens verwerkt.
Categorie
|
Voorbeelden
|
Context
|
Gegevens van
mede-eigenaars (of hun huurders)
|
Naam, adres,
plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en
het e-mailadres.
|
Deze
gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Arcasyn wanneer Arcasyn
de functie van syndicus uitoefent
|
Gegevens die
verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus
|
Betalingsverrichtingen,
inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties,
kaartnummers, etc.
|
Deze
gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de
syndicus worden gecoördineerd
|
Gegevens
over de verrichtingen van Arcasyn met u
|
De informatie
in verband met uw contacten met Arcasyn, per telefoon, e-mail enz. en uw
interacties op de webpagina’s aangaande Arcasyn, haar diensten of haar
partners enz.
|
Deze
gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Arcasyn (bij ontmoetingen
of evenementen etc.)
|
Gegevens
over het gedrag en voorkeuren van de klant
|
Informatie
over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie-
en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl,
privé of professioneel projecten, hobby’s etc.
|
Deze
gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Arcasyn
zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke
verplichtingen.
|
7. Arcasyn verwerkt geen gegevens die uw ras of
etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of
levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids-
of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische
gegevens.
III. Voor
welke doeleinden verwerkt Arcasyn uw persoonsgegevens?
8. Arcasyn verzamelt en verwerkt uw
persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. Arcasyn
zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald
doel worden verwerkt.
Arcasyn verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
-
Om te
voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Arcasyn rusten
-
Om een
contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract
bepaalde maatregelen te nemen
-
Voor de behartiging
van de gerechtvaardigde belangen van Arcasyn, waarbij deze belangen met uw grondrechten en
fundamentele vrijheden wordt afgewogen
9. Arcasyn dient zich te houden aan wetgeving die
haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken
in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich
meebrengen dat Arcasyn moet samen werken met de bevoegde autoriteiten en/of
derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen
onder meer:
·
De
verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van
mede-eigendommen
·
De
verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en
gerechtelijke autoriteiten
De lijst van
wettelijke verplichtingen waarvoor Arcasyn uw gegevens moet verwerken, is niet
exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.
2. Contractuele
relaties tussen Arcasyn en u als klant
10. Alvorens contracten te sluiten dient Arcasyn soms
bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:
·
Te
reageren op uw verzoek,
·
U bij te
staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
·
Een
verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met
betrekking tot een mogelijk contract in te schatten,
11. In het kader van lopende contracten of het
beheer van contracten dient Arcasyn een aantal gegevens te verwerken, in het
bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
Meer bepaald
verwerkt Arcasyn uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
·
Beheer van
lopende contracten / bestelde diensten
·
Centraal
management en algemeen beeld van de klanten
·
Het beheer
van uw vastgoed in geval van rentmeesterschap
·
Het beheer
van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent
Arcasyn kan uw persoonsgegevens
voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de
uitvoering van contracten.
12. Arcasyn verwerkt uw gegevens ook voor de
verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Arcasyn ernaar
om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en
respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de
privacy.
Persoonsgegevens
worden onder andere verwerkt voor:
·
Het
personaliseren van de diensten van Arcasyn
·
De
verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
o
Evaluatie
en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en
verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse,
tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes
o
Verbetering
van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van Arcasyn, op basis van enquêtes bij klanten van Arcasyn, statistieken,
tests en feedback van klanten via sociale netwerken gekoppeld aan Arcasyn,
·
Toezicht
op de activiteiten van Arcasyn, met inbegrip van de omvang van de omzet, het
aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de
website van Arcasyn, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
·
Het
voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering
en pseudonimisering van de betrokkenen
·
De
opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden
ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken
·
Het
bewaren van bewijsmateriaal (archieven)
·
De
vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Arcasyn
of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor
invorderingsprocedures of geschillen
4. Specifiek
gerechtvaardigd belang van Arcasyn: conventionele direct marketing
13. Arcasyn voert een klantensegmentatie uit – in
het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte diensten
aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie.
Daartoe kan Arcasyn onder meer:
·
Het
invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen
met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens
te verifiëren en indien nodig bij te werken
14. Arcasyn behandelt uw persoonsgegevens met de
grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden
bij de uitvoering van haar opdracht.
15. In sommige gevallen is Arcasyn bij wet verplicht
om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
·
Overheidsinstanties
of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat
om informatie over te maken
·
Gerechtelijke
onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek
Arcasyn draagt uw gegevens tevens over aan specifieke
dienstverleners om te helpen met:
·
Het
ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties
·
Het
aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en
sociale netwerkproviders
·
Het voorbereiden
van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van
producten of diensten
·
De
commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het
beheer van klantencommunicatie
Eveneens kunnen uw
persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan
gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor
genoemde gevallen zorgt Arcasyn ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben
tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te
voeren. Arcasyn zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de
persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te
gebruiken in overeenstemming met de instructies van Arcasyn en zijn
gegevensbeschermingsbeleid.
16. Arcasyn bewaart uw persoonsgegevens binnen de
EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.
V. Hoe
lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
17. Arcasyn zal uw persoonsgegevens niet langer
bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor
de gegevens worden verzameld.
Deze periode is
gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Arcasyn, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens
bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op
verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
o
10 jaar in
het kader van de antiwitwaswetgeving
o
10 jaar in
het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Arcasyn
o
7 jaar
voor de boekhouding en verantwoordingstukken van de verenigingen van
mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.
Buiten deze
perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
18. Arcasyn hanteert strikte normen om de
persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of
onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of
beschadiging
Arcasyn neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals
encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van
medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking
van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het
onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de
controle van Arcasyn gecompromitteerd worden door een inbreuk op de
informatiebeveiliging, zal Arcasyn onmiddellijk handelen om de oorzaak van
dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren
maatregelen. Indien nodig, zal Arcasyn u in kennis stellen van dit incident in
overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
19. Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
·
Een recht op inzage van uw persoonsgegevens
bij Arcasyn. Dit betekent dat u Arcasyn kan vragen of zij
uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden
verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden
meegedeeld.
·
Een recht van verbetering als u vaststelt
dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
·
Een recht op beperking indien u bvb. de
juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Arcasyn
toelaat om dit te controleren
·
Een recht op wissing van uw persoonsgegevens.
Wanneer uw contract met Arcasyn een einde genomen heeft, kan u Arcasyn vragen
om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de
doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de
mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die
door Arcasyn op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Arcasyn een
andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het
gerechtvaardigd belang van Arcasyn (tenzij er prevalerende dwingende
gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Arcasyn kan in ieder geval
deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader
van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
·
Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die
uzelf aan Arcasyn heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op
basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden
van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met
behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Arcasyn vragen uw
persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een
andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk
is voor Arcasyn.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de
verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3
en IV.4. In het geval van IV.3 kan Arcasyn evenwel de persoonsgegevens blijven
verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn
die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die
verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een
rechtsvordering.
U kunt uw rechten
uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is,
ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Driekoningenplein
9, 9820 Merelbeke of per e-mail naar info@arcasyn.be of door het
contactformulier op de website te bezoeken www.arcasyn.be
20. Indien u klachten hebt met betrekking tot de
verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:
·
Per post: Driekoningenplein
9, 9820 Merelbeke
·
Per
e-mail: info@arcasyn.be
·
Telefonisch:
09/277.94.40
·
Via het
contactformulier op onze website: www.arcasyn.be
21. U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie
voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat
15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be,
of telefonisch op +32 2 274 48 00.